AG du 8 décembre 2012

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE L’A.D.A.V.S
08 DECEMBRE 2012 – MAISOU D’AMOUNT SAURAT

La séance débute à 20h53. 50 présents ou représentés.
108 adhérents sont à jour de leur cotisation.

Président de séance : Jean-Luc Rouan
Secrétaire de séance: Danielle Viaud
Scrutateur : Guy Farrugia

Ordre du jour
Présentation du rapport moral – Approbation
Présentation du rapport financier – Approbation
Election des membres du CA
Perspectives et préparation des activités et manifestations pour fin 2012 et 2013

Rapport moral
Jean-Luc Rouan présente le rapport moral de l’exercice en insistant sur la participation efficace des membres soucieux de la réussite des manifestations .

RAPPORT MORAL DU PRESIDENT

Nous arrivons au terme de la deuxième année de gestion de l’ADAVS par l’équipe mise en place lors de l’assemblée générale en 2010. Souvenez- vous en septembre 2010 et l’année dernière au cours des AG , nous avions quelques difficultés pour trouver 15 membres pour constituer le conseil d’administration et nous avons ensuite composé difficilement un bureau.

Heureusement plusieurs anciens membres ont accepté de poursuivre leur mission et quelques nouveaux ont permis de compléter l’équipe.
J’ai personnellement accepté la Présidence de l’ADAVS en ayant bien conscience que je n’avais pas d’expérience et que je ne parviendrai sans doute pas à tout faire, mais qu’il était important de ne pas laisser s’éteindre notre association et avec elle tous les projets qui ont pu être réalisés depuis une trentaine d’années maintenant.
Je crois que nous pouvons dire que ce challenge est relevé, notre association a survécu en 2011 et a vécu en 2012 et j’ai même envie de vous dire qu’elle a bien vécu cette année grâce à vous tous.

Je voudrais donc commencer ce rapport en vous remerciant tous : membres du Conseil d’administration, membres du bureau, adhérents, amis pour tout ce que vous avez fait les uns et les autres pour assurer la réussite de cet exercice. Vous avez été nombreux, chacun avec vos compétences et selon vos possibilités. Vous vous êtes proposés ou vous avez répondu à nos appels pour aider à réaliser les événements programmés, mais aussi pour réaliser de nombreuses taches indispensables à la vie de notre association. C’est très varié, cela consiste parfois à bouger des frigos et installer une  buvette, un éclairage ou des fanions, mais également à éditer les actualités de l’ADAVS, faire des articles, émettre un timbre, éditer des cartes postales, faire des affiches et des dépliants, les distribuer, organiser une soirée ou un diaporama et même cette année réaliser un parcours photographique dans le village. Vous avez fait la preuve cette année que des petites équipes peuvent prendre en charge un projet, un événement et les responsabilités ont été ainsi partagées et portées par plusieurs d’entre vous, Monsieur Robert pour le parcours photographique par exemple, Monsieur Jauze pour la fête de la pomme, Sophie Eusteulle pour les concerts, Pascale et Philippe Diemert pour les films et diaporamas, La rando par Colette et Michel Soulié, et plein d’autres exemples pourraient être cités.

Je vous en remercie très sincèrement, surtout continuez ainsi et aidez-nous à trouver de plus en plus de volontaires pour s’impliquer comme vous dans la vie de l’association, nous en avons grandement besoin.

L’exercice 2012 :

L’année 2012 pour l’ADAVS a commencé en octobre 2011 par la fête de la Pomme de Saurat, qui s’est bien déroulée . Nous devons ce succès en grande partie à Fabien QUERCI et à Jean Paul JAUZE qui avaient bien voulu s’occuper de cette fête malgré les difficultés rencontrées pour faire participer des acteurs intéressants : spécialiste pour pressage, bouilleur de cru, exposants spécialisés et restauration sur place. Nous avons ensuite organisé un LOTO très apprécié si l’on se base sur les informations que nous avons eu, en tout cas les participants étaient nombreux et il leur a été distribué plus de 1600 euros de lots dans la Maîsou d’Amount surchauffée. (je veux parler de l’ambiance mais aussi du chauffage)

Nous n’avons pas réalisé de repas de réveillon fin décembre 2011 pour des questions de logistique essentiellement. Proposer un repas de fête de qualité et assurer une animation agréable devient un challenge de plus en plus difficile à relever financièrement et
techniquement. C’est le type d’événement que nous avons de plus en plus de mal à réaliser.
Nous ne le ferons pas non plus en 2012.

Dès le début d’année 2012, en Mars nous avons réalisé avec nos amis de l’association « Les Ecarts de Saurat » une soirée débat sur le thème « habiter et vivre dans le PNR » au cours de laquelle le Président et le Directeur du Parc Naturel Régional nous ont présenté les caractéristiques du PNR et répondu aux questions des participants.

En Avril nous avons participé au diaporama concernant les parcs animaliers africains réalisé et présenté par Pascale et Philippe Diemert. C’était comme à l’accoutumé un très beau film suivi
d’un petit débat et d’un repas antillais forts agréables.

La soirée spectacle variétés n’a pas pu se réaliser, nous avions cherché coté spectacle Flamenco ou un groupe régional « Reveilhet » mais nous n’avons pas abouti.

Depuis l’année 2011 nous avions décidé de célébrer le centenaire de la disparition de Clément Sans photographe et peintre sauratois. Comme vous le savez ce sont plusieurs opérations d’importance qui ont été mises en œuvre dans ce cadre en commençant par la sélection et l’édition d’une série de 10 cartes postales inédites suivi de la création d’un timbre poste et l’organisation le 29 juillet, d’une opération philatélique baptisée oblitération premier jour par les spécialistes. En complément plusieurs rééditions ont été effectuées et il a été imprimé des enveloppes avec la flamme spéciale 1er jour. Le grand événement de cette commémoration restera l’exposition organisée dans l’école de saurat du 7 juillet au 21 aout 2011. Monsieur Robert s’est chargé de concevoir et de mettre en œuvre cette exposition reconnue unanimement de très bonne qualité et de très haut niveau artistique. Avec l’aide de quelques membres et des descendants de l’artiste il a réussi à rassembler et à présenter un ensemble de pièces illustrant la vie et l’œuvre de Clément Sans. Environ un millier de visiteurs ont apprécié cette exposition. Nous avions convenu de réaliser toutes ces opérations autour du centenaire de Clément Sans afin de collecter des fonds en vue de la réalisation d’un parcours photographique dans Saurat proposé par David Brison. C’est à nouveau Monsieur Robert avec l’aide de quelques fidèles qui a mis en œuvre ce projet cette année. Ils ont mis au point les panneaux avec beaucoup d’astuce et d’efficacité, le parcours a été réalisé et nous l’avons inauguré le 28juillet en présence de notre députée Frédérique Massat.

Outre ces travaux réalisés par des membres de l’ADAVS, notre association a versé le montant des bénéfices réalisés lors de ces opérations en complément d’une subvention spéciale attribuée par la Mairie, le projet a ainsi abouti et il est financé. On vous en reparlera dans le bilan financier si vous le souhaitez.

Bien entendu tous les marchés habituels ont été réalisés, mais il convient de noter cette année que notre association a conservé l’organisation de marchés à thème alors qu’une autre association s’est créée, Association des Marchands de Saurat (AMS), association qui met en œuvre des marchés plus classiques et plus fréquents tous les deuxièmes dimanches de chaque mois.

Le premier de nos marchés à thème a été le « marché aux fleurs » qui a pu avoir lieu sur la place de la Rende a une date plus avancée de quelques semaines dans le printemps. Nous l’avons programmé le 13 mai, cela semble avoir satisfait les visiteurs et les nombreux commerçants présents, même si certains trouvent que c’est trop tard dans la saison et que nous avons souffert de la concurrence de nombreux autres marchés aux fleurs (Baulou par exemple, mais aussi problèmes d’élections).

Les « puces sauratoises » le 3 juin n’ont pas eu trop de chance, il a fait encore mauvais temps et les quelques courageux qui ont tenté d’exposer ont souffert et peu de visiteurs sont venus, mais Francis avait préparé de bonnes saucisses frites. Les marchés artisanaux de juillet de d’Août ont bénéficié du beau temps et d’une forte affluence ils ont semble-t-il satisfait exposants et visiteurs, même si les résultats comptables sont moins bons, et que nous rencontrons quelques difficultés pour réguler les participations.

Les animations ont été appréciées chanteurs en juillet et danseuses basques en aout, le traiteur de juillet a été bien meilleur que le traiteur d’aout. La question de l’évolution de ces événements d’été et des marchés à thème se pose compte tenu de la concurrence de la banalisation des marchés artisanaux et de la difficulté de choisir et de faire venir à Saurat des artisans et producteurs authentiques.

En juillet nous avions pu réaliser une balade entre Saurat et le Cabessal coté adret en passant par Stables et les Planals ou nous avons pique-niqué. Journée agréable malgré un temps couvert et un manque de visibilité sur les sommets environnants, que l’on propose de pérenniser sous forme de marche à thème dans la vallée, l’an prochain coté ubac, nous allons en reparler.

Nous n’avons pas pu faire la journée vallée propre et repas de l’association pour des questions de disponibilités des uns et des autres.

Enfin, la fête de la pomme s’est déroulée en octobre dernier mais fera partie de l’exercice 2012-2013.

En complément de ces réalisations concrètes il faut noter plusieurs projets qui ont plus ou moins progressé :

Parmi les projets en cours à l’ADAVS on peut citer :

  • Le projet de verger conservatoire.
  • L’aménagement d’un local pour l’ADAVS
  • La mise sur Internet du site de l’ADAVS
  • Les actions sur le patrimoine

Le projet de verger conservatoire :
Peu de travaux ont été menés cette année encore sur ce sujet, nous n’avons pas bien avancé mais nous n’abandonnons pas l’idée.

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L’aménagement d’un local :
La mairie nous avait demandé de libérer le local de Rhizome ce qui avait été fait le 8 octobre 2011. Cela a accentué nos difficultés puisque nous stockons tout notre matériel dans le local se
l’église pour lequel nous avons un bail en bonne et due forme mais également dans un deuxième local sous le porche de l’église où nous sommes hébergés sur accord verbal.
La mairie nous a attribué un nouveau local dans un des garages municipaux sur la route du col de port, nous avons les clés, un bail doit être mis au point, nous y avons déjà entreposé la charrette et les objets encombrants que nous avions stockés dans le garage municipal de la place de la Rende, mais il va falloir décider de son usage et organiser l’utilisation.

Le site internet.
Marie Christine a repris le projet et a ouvert un site. Il est référencé, mais nous avons beaucoup de mal à le faire vivre. Les difficultés résident dans le fait que nous n’avons ni les compétences ni le temps pour mettre au point un site convivial et efficace pour une association
comme ADAVS, et nous n’arrivons pas à le tenir à jour. Cela dit, nous sommes répertoriés sur Internet, via des sites existants dont « vallée de Saurat », réalisé par le PIC. Merci à nos amis du PIC.

Patrimoine :
Nous réfléchissons régulièrement à la mise en œuvre d’actions pour sauvegarder ou mettre en valeur des éléments du patrimoine de la vallée, lavoirs, vitraux, sites particuliers, etc mais nous n’avons rien retenu en 2012.

Les orientations et les projets pour 2013 vous seront présentés tout à l’heure, le rapport moral de l’exercice 2012 est soumis à votre approbation.

Rapport approuvé par 48 voix pour et 2 abstentions.

Rapport financier
Le rapport financier est présenté et commenté par Sylvie Blanc :

RAPPORT FINANCIER

La situation financière vous est présentée au travers d’un bilan provisoire de l’exercice allant du 16 octobre 2011 au 15 octobre 2012.
Les opérations enregistrées dans cette période font apparaître un bilan positif pour cet exercice annuel.

  • Les recettes s’établissent à 20 466,44 euros
  • Les charges s’établissent à 20 020,06 euros
  • soit un excédent de 446,38 euros €.

Les comptes sont équilibrés. La trésorerie est saine :
Le compte sur livret ouvert à la banque postale est stable le solde de 9004,41 euros le 16 octobre 2011 passe à 9 001,75 euros le 15 octobre 2012.
Le compte chèque ouvert également à la banque postale présente un solde de 4 658,36 euros. Attention cependant quelques opérations sont en cours et ce solde n’est pas stabilisé, mais on peut considérer que 2 000 € environ pourront être virés en fin d’année vers le compte sur livret.
Les recettes représentent 20 466,44 € et se composent de :
– Les produits d’exploitation :
Cotisations/dons : nous comptabilisons 108 adhérents au 02 décembre 2012. Le nombre d’adhérents est en légère augmentation par rapport à l’année dernière. Nous avons encaissé 1703 € de cotisations/dons.
Les subventions : nous avons perçu cette année 2000 € de subventions contre 1970 € en 2011. La Mairie pour 800 €, le Conseil Général pour 450 € au titre des marchés artisanaux 2012 et 750 € versés par la mairie également pour le projet de parcours photographique.
Les produits divers : Les produits mis en vente lors de nos manifestations ou en permanence dans les points de vente (pharmacie, boulangerie,…) ont un succès variable, 5
ce sont les produits édités à l’occasion de la commémoration Clément Sans qui tirent les ventes.
Comme chaque année, nous n’avons pas tout vendu. Il nous reste des revues, des livres, …qui seront mis en vente lors de nos prochaines manifestations.

Les recettes des animations :
Nous avons réalisé les manifestations habituelles dans les mêmes conditions sauf les rencontres gourmandes la veille de marchés artisanaux et sauf le réveillon. Le loto et les marchés d’été sont les plus gros budgets. La fête de la pomme a eu du succès tant au niveau du repas que de la vente de pomme et du jus de pomme. Malgré l’apport de pommes de la vallée, nous avons du en acheter pour
assurer les démonstrations de pressage et la vente du jus de pomme et il était proposé la pasteurisation. Le résultat global est malgré tout légèrement négatif (-116,18 €)
Le loto est l’événement le plus bénéficiaire + 1205,66 €: les lots coûtent chers, mais on nous en offre entre 20 et 25% et surtout nous avons bien vendu les cartons. Concernant les soirées et les diaporamas, ce sont des manifestations dont le budget est
plus faible et les résultats très différents de l’un à l’autre (déficit de 201,26 € pour la soirée PNR, excédent de 126,56 € pour la soirée Afrique par exemple).
Pour le marché aux fleurs, nous avons beaucoup d’exposants compte tenu du fait que nous avions décalé la date de trois semaines. Malgré cela nous avons enregistré un déficit de 73,98 €
Les puces sauratoises n’ont pas eu un grand succès, mais les sommes engagées sont très faibles et la saucisse frites et la buvette ont sauvé le résultat (+359,59 €).
Les marchés artisanaux même sans les rencontres gourmandes du samedi restent les 2 plus grandes manifestations de l’année (environ 10 000 € de budget). Pour les marchés, nous avons du mal à faire venir des exposants payants parce que nous nous y sommes pris un peu tard et nous avons voulu faire un tri afin de ne retenir que ceux qui vendaient leur production. Nous avons encaissé peu de publicité cette année (75 € de parution dans le dépliant, …). Le résultat global est déficitaire de 371,91 € environ.
La veille des marchés nous avons organisé l’inauguration du parcours Clément sans en juillet et un concert de piano en Août. Le concert fait apparaître un excédent de 400,72 € à rapprocher du marché d’août car des charges ont été mises en commun (buvette, buffet).

Les dépenses représentent 20 020,06 € et se composent de :
-Les charges pour le fonctionnement :
Les Charges d’exploitation : Ce compte comprend les frais de gestion et administration, les frais postaux , les assurances, la publicité générale (le tirage des actualités de l’ADAVS, les remboursements de téléphone, les frais bancaires, les actualités de l’ADAVS, les divers
courriers …) Il est à noter que son montant de l’ordre de 1600 € de l’ordre de grandeur du montant des cotisations encaissées. L’année dernière il était supérieur environ 2000 €. Les frais divers :
ce sont les frais engagés pour approvisionner les produits mis à la vente. (Cartes postales, publications,…) : Nous avons des produits en vente à la boulangerie, la poste, la pharmacie, le stand ADAVS. Il faut renouveler régulièrement le stock. Ces frais sont de l’ordre de 886 € inférieur aux ventes de l’ordre de 371 €. Les Frais d’équipement achats de matériels : Ils sont de l’ordre de 624 €, nous avons acheté peu de matériel quelques assiettes, verres et fournitures pour panneaux publicitaires.

Cette année une charge particulière apparaît c’est le coût de la réalisation du parcours Clément Sans qui est constitué essentiellement de l’achat des panneaux et de quelques fournitures, ce coût est de 2004,53 € compensé par une subvention de 750 € et environ 1250 € des produits des différentes opérations organisées en 2011 et 2012, conformément à ce qui était convenu.

-Les charges pour animations :
Les difficultés et le coût d’organisation des animations et des repas sont de plus en plus importants et très variables. Cela varie de 600 € pour les chanteurs de juillet à plus de 2000 € pour les danseuses basques d’aout par exemple.

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Les marchés artisanaux à eux seuls représentent un budget de l’ordre de 10 000€. Bien que des économies aient été recherchées en matière de gardiennage, d’animation et de coût des traiteurs ces deux marchés constituent le poste de charge le plus important avec des recettes de plus en plus aléatoires.

Le bilan financier qui vient de vous être présenté est soumis à votre approbation.

Rapport approuvé par 48 voix pour et 2 abstentions.

Election des membres du CA
On procède ensuite à l’élection des membres du CA. Cinq postes sont  à renouveler ou remplacer : Sylvie Blanc, Emile Macou, Jean-Pierre Pène, Danielle Viaud, Yves Yau. De plus,
Jean-Pierre Marty démissionne.
Les cinq sortants se représentent ainsi qu’un nouveau candidat : Jean Roques.

Tous les six sont élus par 48 voix pour et 2 abstentions.

Présentation des activités pour 2013

Un calendrier prévisionnel reprenant les principaux événements pour l’année 2013 est mis au débat, la date du marché aux fleurs ainsi qu’une proposition de voyage suscitent des questionnements de la part des participants.

Questions diverses
Monsieur Robert propose à l’ADAVS de soutenir la publication d’un manuscrit écrit par un Sauratois de Caillardé, Maurice Blazy, et relatant sa vie. L’ouvrage aurait une soixantaine de pages en format A5. Le projet va prendre forme. La proposition est adoptée et Monsieur Robert sera chef de projet de cette publication.

A la demande du Président, Monsieur Sauphanor présente le projet de balade de l’été 2013 autour des ardoisières et de Carli, ce projet sera mis en œuvre par Yves Yau.

Monsieur Roques plaide pour une prise en charge des rénovations du petit patrimoine rural par des bénévoles de l’ADAVS, à l’exemple de la restauration du lavoir de Matet de Maury.

Monsieur Zendlé demande si l’ADAVS peut être maître d’ouvrage d’une étude ou d’une recherche. Le président répond que non ; les limites d’action sont celles du soutien.

Le même adhérent propose d’aider à une meilleure installation du site Internet de l’ADAVS, encore trop imparfait.

Le Président demande s’il y a des oppositions pour valider cette assemblée générale, il n’y en a pas, l’assemblée générale est donc valable.

La séance s’achève à 23h 10.

 

Lien vers le compte rendu  de l’Ag ( format pdf)